Ansagetext für KI-Mitschrift
Werkzeug · Datenschutz im Büro
Sie wollen eine Besprechung, eine Videokonferenz oder ein Telefonat von einem KI-Werkzeug mitschreiben oder aufzeichnen lassen? Fünf Fragen klären, was Sie vorher sagen und wen Sie fragen müssen. Am Ende steht der Ansagetext zum Vorlesen, kurz und ausführlich, auf Deutsch und auf Englisch.
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Dieser Check ist eine redaktionelle Einordnung und keine Rechtsberatung. Er ersetzt keine anwaltliche Prüfung Ihres Einzelfalls.
Was muss ich vor der KI-Mitschrift sagen?
Worum es geht
Ein KI-Werkzeug, das mitschreibt, nimmt Ihnen das Protokollschreiben ab. Bevor es mitläuft, sind vier Dinge zu klären, und sie stehen in vier verschiedenen Gesetzen.
- Die Tonaufnahme. § 201 StGB stellt unter Strafe, wer unbefugt das nichtöffentlich gesprochene Wort eines anderen auf einen Tonträger aufnimmt. Wer aufzeichnen will, fragt deshalb vorher alle, die mitsprechen.
- Die Information. Eine Aufnahme oder Mitschrift enthält personenbezogene Daten. Art. 13 DSGVO verlangt, dass Sie die Teilnehmenden zum Zeitpunkt der Erhebung informieren: wer verantwortlich ist, wozu die Mitschrift dient, auf welcher Rechtsgrundlage, wer sie bekommt und wie lange sie gespeichert wird. Die wichtigsten dieser Angaben enthält der ausführliche Ansagetext; den Rest liefern Ihre Datenschutzhinweise, auf die der Text verweist.
- Der Betrieb. Gibt es einen Betriebsrat, bestimmt er nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mit bei der Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen. Das klären Sie einmal für das Werkzeug, nicht in jedem Gespräch.
- Die Form. Bei Ihren eigenen Beschäftigten verlangt § 26 Abs. 2 BDSG die Einwilligung schriftlich oder elektronisch, soweit nicht wegen besonderer Umstände eine andere Form angemessen ist. Statt der Einwilligung kann für die Daten Ihrer Beschäftigten eine Betriebsvereinbarung die Grundlage sein (§ 26 Abs. 4 BDSG).
Dazu kommen zwei weitere Fragen: Läuft das Werkzeug über ein Konto Ihres Unternehmens mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO)? Und kommt Gesundheit zur Sprache (Art. 9 DSGVO)?
So funktioniert es
- Sie sagen, was das Werkzeug tun soll: den Ton aufzeichnen oder nur mitschreiben, ohne den Ton zu speichern.
- Sie sagen, wer teilnimmt: nur Beschäftigte, auch Externe, oder ob es ein Bewerbungsgespräch ist.
- Sie beantworten drei Fragen zum Rahmen: Betriebsrat, Konto des Werkzeugs und besonders geschützte Themen.
- Sie erhalten den Ansagetext zum Vorlesen. Der erste Text ist die kurze Fassung für den Gesprächsbeginn, der zweite die ausführliche mit den wichtigsten Angaben nach Art. 13 DSGVO. Sie stehen unter „Hinweistext zum Übernehmen (deutsch)“ und „(englisch)“, jeweils mit dem Knopf „Kopieren“. Angaben in eckigen Klammern füllen Sie selbst aus.
- Unter „Außerdem“ stehen die Punkte, deren Titel mit „Vorher klären“ beginnt, dazu die Fundstelle und die nächsten Schritte. Setzen Sie das Werkzeug erst ein, wenn diese Punkte erledigt sind.
Was der Check nicht kann
Er prüft nicht das Werkzeug selbst: ob es den Ton wirklich nicht speichert, wo der Anbieter die Daten verarbeitet und was im Vertrag steht, wissen Sie oder Ihre IT. Er wählt nicht die Rechtsgrundlage für Ihr Unternehmen aus; der Ansagetext ist auf eine Einwilligung zugeschnitten, weil der Check ohnehin die Zustimmung aller empfiehlt. Gilt bei Ihnen eine Betriebsvereinbarung, tragen Sie sie in die Klammer ein. Er deckt keine besonderen Berufspflichten ab, etwa für Arztpraxen oder Kanzleien, und kein Recht anderer Staaten, wenn Teilnehmende im Ausland sitzen. Und er ist keine Rechtsberatung: Er ordnet Ihren Fall nach dem Wortlaut der genannten Vorschriften ein und sagt, wo eine Frage offen bleibt.
Häufige Fragen
Häufige Fragen
Reicht es, wenn in der Runde niemand widerspricht?
Der Check empfiehlt ein ausdrückliches Ja jeder Person. Eine Einwilligung ist nach Art. 4 Nr. 11 DSGVO eine Willensbekundung in Form einer Erklärung oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung. Ein ausdrückliches Ja lässt sich zudem festhalten, und wer sich auf eine Einwilligung stützt, muss sie nach Art. 7 Abs. 1 DSGVO nachweisen können. Bei Ihren eigenen Beschäftigten hat die Einwilligung nach § 26 Abs. 2 BDSG schriftlich oder elektronisch zu erfolgen, etwa als Antwort auf die Einladung, soweit nicht wegen besonderer Umstände eine andere Form angemessen ist. Ein mündliches Ja in der Runde ist nicht schriftlich. Der sichere Weg ist deshalb eine Einwilligung vorab, schriftlich oder elektronisch; das Ja in der Runde bestätigt sie dann. Zu einem Vorbehalt bei § 26 BDSG siehe die Frage zu Bewerbungsgesprächen.
Muss ich auch fragen, wenn das Werkzeug nur mitschreibt und den Ton nicht speichert?
§ 201 StGB spricht von einer Aufnahme auf einen Tonträger; ob eine Mitschrift ohne gespeicherten Ton darunter fällt, sagt der Wortlaut nicht ausdrücklich. Die Informationspflicht nach Art. 13 DSGVO gilt aber in jedem Fall, denn auch eine Mitschrift hält fest, wer was gesagt hat. Der Check empfiehlt deshalb dieselbe Ansage und dieselbe Zustimmung.
Muss der Betriebsrat zustimmen?
§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG gibt dem Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen, soweit keine gesetzliche oder tarifliche Regelung besteht. Ob Ihr Werkzeug darunter fällt, klären Sie mit dem Betriebsrat, bevor es eingesetzt wird, am besten in einer Betriebsvereinbarung.
Darf ich das Werkzeug über mein privates Konto nutzen?
Für Gespräche Ihres Unternehmens rät der Check davon ab. Verarbeitet ein Anbieter Daten im Auftrag Ihres Unternehmens, verlangt Art. 28 Abs. 3 DSGVO einen Vertrag, der den Anbieter gegenüber Ihrem Unternehmen bindet. Ein privat angelegtes Konto beruht auf einem Vertrag zwischen Ihnen persönlich und dem Anbieter.
Was gilt bei Bewerbungsgesprächen?
Nach § 26 Abs. 8 Satz 2 BDSG gelten Bewerberinnen und Bewerber als Beschäftigte, und für deren Einwilligung verlangt § 26 Abs. 2 BDSG, die Abhängigkeit der Person zu berücksichtigen; die Einwilligung hat schriftlich oder elektronisch zu erfolgen, soweit nicht wegen besonderer Umstände eine andere Form angemessen ist. Der Europäische Gerichtshof hat entschieden, dass nationale Vorschriften zum Beschäftigtendatenschutz unangewendet bleiben müssen, wenn sie die Vorgaben von Art. 88 DSGVO nicht beachten, es sei denn, sie bilden eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 Abs. 3 DSGVO, die den Anforderungen der Verordnung genügt. Ob § 26 BDSG davon berührt ist, hat der Gerichtshof nicht entschieden: Das Urteil vom 30. März 2023 (C-34/21) betraf hessische Vorschriften (§ 23 HDSIG, § 86 HBG) im Streit um Unterricht per Videokonferenz. Der Check empfiehlt, Bewerbungsgespräche im Regelfall ohne Aufzeichnung und ohne KI-Mitschrift zu führen. Soll doch aufgezeichnet oder mitgeschrieben werden, liefert der Check für das Gespräch zu zweit eine eigene kurze Ansage.
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Nein. Der Check läuft vollständig in Ihrem Browser, es gibt keine Übertragung und keine Speicherung Ihrer Antworten. Unsere eigene Besucherstatistik zählt nur, welche Ergebnisstufe erreicht wurde, nicht den Weg dorthin.
Rechtsstand
Rechtsstand: 16. Oktober 2026. Diese Angaben sind eine redaktionelle Einordnung und keine Rechtsberatung; sie ersetzen keine anwaltliche Prüfung Ihres Einzelfalls.
Geprüft am Wortlaut von § 201 StGB, § 87 BetrVG und § 26 BDSG auf gesetze-im-internet.de und der Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679 in der Fassung des Amtsblatts, außerdem am Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 30. März 2023 in der Rechtssache C-34/21.
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